Informations relatives à la protection des données pour les clients et les personnes intéressées

1. Responsable du traitement

Trautz GmbH & Co. KG Floristenbedarf
représentée par Trautz Verwaltungs GmbH
elle-même représentée par les directrices générales Christine Kahmann et Anja Hüttl (chacune disposant d'un pouvoir de représentation individuel)
Lilienthalstraße 41b
67435 Neustadt
Tél. : 0049(0) 6327 97 77 0
Fax : 0049(0) 6327 97 77 11
E-mail : info@trautz.de

(ci-après : « nous », « notre », « nos »)

2. Coordonnées du délégué à la protection des données

3. Catégories de données à caractère personnel

Dans le cadre de nos relations commerciales avec nos clients, nous traitons les données à caractère personnel suivantes :

• Données de base (prénom, nom, titre universitaire) ou celles de vos employés/interlocuteurs
• Coordonnées (adresse, numéro de téléphone, éventuellement numéro de fax et adresse e-mail) ou celles de vos employés/interlocuteurs
• Fonction de vos collaborateurs/interlocuteurs respectifs
• Signature électronique
• Date de naissance
• Coordonnées bancaires (en particulier les coordonnées du compte)
• Adresse de facturation
• Données fiscales (par exemple, numéro d'identification fiscale, numéro d'identification fiscale)
• Lieu de livraison ou de prestation
• Données de facturation
• Données et historique des commandes
• Données contractuelles
• Contenu des demandes/réclamations, contenu de la correspondance ; dates et heures des communications
• Dates des rendez-vous
• Historique des rappels et données de recouvrement
• Comportement de paiement
• Solvabilité
• Le cas échéant, images, enregistrements de vidéosurveillance (voir à ce sujet l'affichage séparé sur place)
• Le cas échéant, décisions des autorités ou des tribunaux
• Le cas échéant, informations sur l'appareil utilisé pour communiquer via WhatsApp

4. Finalités du traitement et bases juridiques

a) Négociation et exécution de contrats

Nous traitons vos données à caractère personnel principalement dans le cadre de la négociation d'une relation contractuelle avec vous afin de répondre à vos demandes, de traiter vos commandes et de vous donner accès à certaines informations sur nos offres. En outre, le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire pour pouvoir fournir et facturer nos services de manière appropriée. Dans la mesure où le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat avec nous ou dans le cadre de la mise en œuvre de mesures précontractuelles, le traitement est légal sur la base de l'art. 6, al. 1, phrase 1, let. b) du RGPD.

b) Consentement

Si vous nous donnez votre consentement explicite au traitement de vos données à caractère personnel à des fins spécifiques, le traitement en question est effectué de manière licite sur la base de l'art. 6, al. 1, phrase 1, let. a) du RGPD. Le consentement est donné librement et peut être révoqué à tout moment avec effet pour l'avenir ; le refus de donner son consentement n'entraîne aucun inconvénient. Vous pouvez révoquer à tout moment un consentement donné sans avoir à en indiquer les raisons, avec effet pour l'avenir (voir point 8 ci-dessous).

c) Obligation légale

Nous sommes parfois soumis à des obligations légales qui nous obligent à traiter vos données à caractère personnel. Si nous traitons vos données sur la base d'une telle obligation, cela se fait sur la base de l'art. 6, al. 1, phrase 1, let. c) du RGPD.

d) Intérêt légitime

Nous traitons également vos données à caractère personnel dans la mesure où cela est nécessaire pour préserver nos intérêts légitimes ou ceux de tiers et où cela ne constitue pas une atteinte injustifiée à vos droits et intérêts. La base juridique de ce traitement est l'article 6, paragraphe 1, phrase 1, point f) du RGPD. Les intérêts légitimes sur la base desquels nous traitons vos données sont notamment les suivants :

• l'amélioration de nos prestations et services
• la création d'offres et de produits sur mesure
• la communication marketing
• la communication avec vos collaborateurs/interlocuteurs
• la prévention des risques de crédit
• la prévention et la clarification d'infractions pénales
• le recouvrement de créances
• faire valoir et défendre des droits légaux
• procéder à la suppression effective de vos données
• respecter les dispositions légales

5. Origine des données à caractère personnel

En règle générale, nous collectons les données à caractère personnel directement auprès de vous. Si nous n'avons pas obtenu les coordonnées de vos collaborateurs directement auprès d'eux (par exemple : remise d'une carte de visite ou d'un courrier électronique), nous obtenons ces données de votre part ou de la part de l'entreprise pour laquelle travaille le collaborateur/interlocuteur, car nous entretenons une relation commerciale avec celle-ci et que la personne en question a été identifiée comme notre interlocuteur, ou nous recourons à des informations accessibles au public provenant de sources publiques (telles que les sites web des entreprises).

6. Durée de conservation et délais de suppression

Nous traitons vos données uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation de l'objectif pour lequel elles ont été collectées. En principe, cela correspond à la durée de notre relation commerciale. Cela comprend notamment la préparation et l'exécution des contrats.

En outre, nous sommes soumis à diverses obligations légales de conservation et de documentation, telles que celles prévues par le Code de commerce allemand (HGB) ou le Code fiscal allemand (AO). Ceux-ci peuvent aller de deux à dix ans. Nous conservons notamment les pièces comptables (factures, contrats, relevés de compte, etc.) pendant dix ans, ainsi que les lettres commerciales et autres documents commerciaux pertinents au regard du droit fiscal pendant six ans (§§ 147 AO, 257 HGB).

Enfin, la durée de conservation dépend également des délais de prescription légaux qui, selon les articles 195 et suivants du Code civil allemand (BGB), sont généralement de trois ans, mais peuvent dans certains cas aller jusqu'à trente ans.

Enfin, nous conservons vos données pendant une courte période afin de garantir leur suppression effective. Nos systèmes traitent quotidiennement un grand nombre de données. Il n'est malheureusement pas possible de supprimer de manière fiable et précise des données individuelles. C'est pourquoi les données sont supprimées régulièrement dans le cadre d'un concept de suppression spécial, en tenant compte des délais susmentionnés. Il peut arriver que nous conservions vos données pendant une période légèrement supérieure aux délais susmentionnés. Cette conservation repose sur notre intérêt légitime à effectuer une suppression efficace et efficiente des données.

7. Transmission des données et destinataires de vos données à caractère personnel

Au sein de notre entreprise, nous ne transmettons vos données à caractère personnel qu'aux services et personnes qui en ont besoin pour remplir leurs obligations contractuelles et légales ou pour préserver nos intérêts légitimes.

Nous pouvons transmettre vos données à caractère personnel à des entreprises qui nous sont liées, dans la mesure où cela est autorisé dans le cadre des finalités et des bases juridiques énoncées au point 4 de la présente information sur la protection des données.

La transmission peut concerner les entreprises suivantes du groupe Trautz :

• Trautz GmbH Floristenfachhandel Mannheim, Lilienthalstraße 41b, 67435 Neustadt
• Floristeneinkauf Trautz GmbH Hülzweiler, Gottlieb-Daimer-Straße 9-14, 66773 Hülzweiler

Vos données à caractère personnel peuvent également être traitées en partie par des prestataires de services auxquels nous faisons appel. En fonction de la forme concrète de la coopération avec des tiers, la collaboration dans le cadre du traitement doit être classée comme une responsabilité distincte, comme un traitement de données de commande au sens de l'article 28 du RGPD ou comme une responsabilité conjointe au sens de l'article 26 du RGPD. Certains destinataires sont également soumis à des obligations légales de confidentialité et traitent les données sous leur propre responsabilité. En concluant les accords contractuels nécessaires, nous veillons à ce que le traitement des données à caractère personnel par nos prestataires de services soit toujours conforme aux dispositions du RGPD. Dans ce cas, les catégories de destinataires sont les banques, les avocats, les experts-comptables, les conseillers fiscaux et les conseillers d'entreprise, les prestataires de services informatiques ainsi que les fournisseurs de systèmes et de logiciels de gestion de la clientèle.

Il s'agit en particulier des entreprises suivantes :

• Frank Becker IT-Service, Im Döppelter 3a, 67434 Neustadt ;
• Alex Wenz _ Médias numériques, développement et technologies web, Moritzstraße 44, 65185 Wiesbaden ;
• Schwarzwälder und Kästel Partnerschaft mbB Steuerberatungsgesellschaft, Pfalzgrafenstraße 18, 67434 Neustadt ;
• Vereinigte VR Bank Kur- und Rheinpfalz eG, Bahnhofstr. 19, 67346 Speyer ;
• CIC Est, 7 Rue Jean Monnet, 57600 Forbach, France ;
• DATEV eG, Paumgartnerstr. 6 – 14, 90429 Nuremberg ;
• WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlande ;
• Meta Platform Inc., 1 Hacker Way, Menlo Park, CA 94025, États-Unis.

Vos données ne seront transmises à d'autres destinataires en dehors de notre entreprise que si la loi l'exige, si vous en faites la demande expresse, si vous nous avez donné votre consentement explicite ou si nous sommes autorisés à fournir des informations. Dans ces conditions, nous pouvons transmettre vos données, en particulier à des organismes et institutions publics (par exemple, le ministère public, la police, les autorités de contrôle, l'administration fiscale, l'assurance pension) en cas d'obligation légale ou réglementaire.

Nous pouvons être amenés à transmettre vos données à caractère personnel à des tiers situés dans des pays tiers hors du champ d'application du RGPD. Cela ne peut être exclu si vous communiquez avec nous via des plateformes de réseaux sociaux telles qu'Instagram ou le service de messagerie WhatsApp. Un transfert peut avoir lieu vers :

• Meta Platforms Technologies Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlande ;
• WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlande.

Toutefois, cela ne se fait que dans le respect des conditions d'autorisation prévues par la loi aux articles 44 et suivants du RGPD, par exemple sur la base d'une décision d'adéquation (art. 45 du RGPD), de garanties appropriées (art. 45 du RGPD) telles que la conclusion de clauses contractuelles types indispensables ou d'un consentement préalable.

Meta Platforms déclare traiter les données principalement au sein de l'UE, mais comme sa société mère est basée aux États-Unis, il ne peut être exclu que des transferts de données vers les États-Unis aient lieu. Il existe une décision d'adéquation de la Commission européenne pour les États-Unis.

8. Vos droits en tant que personne concernée

Vous avez le droit d'obtenir des informations sur le traitement de vos données à caractère personnel que nous effectuons conformément à l'art. 15 du RGPD, le droit de rectifier ou de supprimer vos données conformément à l'art. 17 du RGPD, le droit de limiter le traitement conformément à l'art. 18 du RGPD, le droit à la communication conformément à l'article 19 du RGPD et le droit à la portabilité des données conformément à l'article 20 du RGPD.

Si nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement conformément à l'article 6, paragraphe 1, phrase 1, point a) du RGPD, vous avez le droit de le révoquer à tout moment conformément à l'article 7 du RGPD. Nous attirons votre attention sur le fait qu'une révocation n'a d'effet que pour l'avenir. Les traitements effectués avant votre révocation ne sont pas concernés et restent légaux. Veuillez noter que malgré votre révocation, nous sommes légalement tenus de conserver et de documenter certaines données (voir point 6 de la présente information sur la protection des données).

Droit d'opposition
Dans la mesure où le traitement de vos données à caractère personnel est effectué conformément à l'article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD pour la sauvegarde d'intérêts légitimes, vous avez le droit, conformément à l'article 21 du RGPD, de vous opposer à tout moment au traitement de ces données pour des raisons liées à votre situation particulière. Nous ne traiterons alors plus ces données à caractère personnel, sauf si nous pouvons démontrer qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement. Ceux-ci doivent prévaloir sur vos intérêts, droits et libertés, ou le traitement doit servir à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.

Dans certains cas, nous traitons vos données à caractère personnel à des fins de prospection directe. Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement à des fins publicitaires.

Pour exercer vos droits susmentionnés, il vous suffit d'envoyer un courrier à l'adresse indiquée au point 2 ci-dessus ou un e-mail à dsb@trautz.de.

9. Droit de recours

Sans préjudice de tout autre recours administratif ou judiciaire, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle si vous estimez que le traitement des données à caractère personnel vous concernant enfreint le RGPD (art. 77 du RGPD). Vous pouvez exercer ce droit auprès d'une autorité de contrôle dans l'État membre de votre lieu de résidence, de votre lieu de travail ou du lieu de l'infraction présumée. En Rhénanie-Palatinat, l'autorité de contrôle compétente est :

Le délégué régional à la protection des données et à la liberté d'information de Rhénanie-Palatinat
Boîte postale 3040
55020 Mayence
Tél. : +49 (0) 6131 8920-0
E-mail : poststelle@datenschutz.rlp.de

Vous trouverez de plus amples informations en cliquant sur le lien suivant : https://www.datenschutz.rlp.de/de/themenfelder-themen/online-services/beschwerdeformular/

10. Nécessité de fournir des données à caractère personnel

La fourniture de données à caractère personnel pour la conclusion, l'exécution ou la mise en œuvre d'un contrat ou pour la mise en œuvre de mesures précontractuelles n'est généralement pas requise par la loi ou le contrat. Vous n'êtes donc pas tenu de fournir des données à caractère personnel. Veuillez toutefois noter que celles-ci sont généralement nécessaires pour décider de la conclusion d'un contrat, de l'exécution du contrat ou de mesures précontractuelles.

Si vous ne nous fournissez pas de données à caractère personnel, nous ne serons pas en mesure de prendre une décision dans le cadre de mesures contractuelles. Nous vous recommandons de ne fournir que les données à caractère personnel nécessaires à la conclusion du contrat, à l'exécution du contrat ou à des mesures précontractuelles.

11. Prise de décision automatisée

Nous n'utilisons en principe aucune procédure impliquant une prise de décision entièrement automatisée conformément à l'article 22 du RGPD. Si nous devions néanmoins recourir à de telles procédures dans des cas particuliers, nous vous en informerions séparément et demanderions votre consentement, dans la mesure où cela est requis par la loi.

12. Contact

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données à caractère personnel, nous sommes à votre entière disposition. Veuillez adresser vos questions à l'adresse indiquée ci-dessus.

13. Actualité et modification de la présente politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité est actuellement en vigueur et date d'août 2025.

Nous nous réservons le droit de mettre à jour la présente déclaration de confidentialité si nécessaire afin de l'adapter aux évolutions juridiques et techniques ou dans le cadre de l'offre de nouveaux services ou produits. Si nous modifions notre politique de confidentialité, nous la publierons de la même manière que vous avez reçu la présente déclaration et à d'autres endroits que nous jugeons appropriés. Nous nous réservons le droit de modifier la présente déclaration de confidentialité à tout moment.