Informations relatives à la protection des données pour les candidats

1. Introduction

Chère candidate, cher candidat,
Nous souhaitons par la présente vous informer sur les données à caractère personnel que nous collectons à votre sujet, sur la manière dont nous les traitons et les raisons pour lesquelles nous le faisons, ainsi que sur les droits dont vous disposez en vertu du RGPD.

1.1 Responsable du traitement

Trautz GmbH & Co. KG Floristenbedarf
représentée par Trautz Verwaltungs GmbH
elle-même représentée par les directrices générales Christine Kahmann et Anja Hüttl (chacune disposant d'un pouvoir de représentation individuel)
Lilienthalstraße 41b
67435 Neustadt
Tél. : 0049(0) 6327 97 77 0
Fax : 0049(0) 6327 97 77 11
E-mail : info@trautz.de

(ci-après : « nous », « notre », « nos »)

1.2 Coordonnées du délégué à la protection des données

2. Nature, étendue et finalité du traitement des données à caractère personnel

2.1 Catégories de personnes concernées

La présente déclaration concerne les données que nous collectons et traitons auprès des candidats qui postulent à un emploi chez nous.

2.2 Catégories de données à caractère personnel

Dans le cadre de notre procédure de candidature, nous traitons les données à caractère personnel suivantes :

• Coordonnées, par exemple : votre adresse privée, vos numéros de téléphone privés et vos adresses e-mail ;
• Données d'identification, par exemple votre nom, votre sexe, votre date de naissance ;
• Contenu et dates des communications ;
• Votre lettre de motivation et votre CV ;
• Informations sur votre formation et vos qualifications, y compris vos diplômes et certificats ;
• Informations sur vos qualifications professionnelles, vos succès, vos compétences, les autorisations nécessaires dans le cadre de votre travail et/ou votre appartenance à une association professionnelle ;
• Informations sur vos performances professionnelles antérieures et votre parcours professionnel ;
• Informations sur votre origine raciale ou ethnique, votre sexe, votre état de santé, dans la mesure où celles-ci sont nécessaires au respect des lois anti-discrimination et des obligations de déclaration aux autorités, et dont nous avons besoin pour satisfaire aux exigences légales en matière d'égalité ;
• le cas échéant, demandes et documents relatifs aux casiers judiciaires ; le cas échéant, informations résultant d'une vérification de votre casier judiciaire ou de votre déclaration obligatoire concernant une procédure pénale vous concernant ;
• autres données à caractère personnel (sensibles) que vous divulguez volontairement et spontanément dans le cadre de votre candidature.
• Le cas échéant, informations sur l'appareil utilisé pour communiquer via WhatsApp

2.3 Origine des données à caractère personnel

Nous collectons généralement ces données directement auprès de vous. Dans certains cas, nous collectons des données auprès de tiers :

• Dans la mesure où elles sont liées à l'établissement d'une relation de travail, informations sur les procédures pénales et condamnations antérieures résultant d'une vérification du casier judiciaire ;
• Informations sur votre emploi précédent (y compris certificat de travail) et autres informations concernant votre aptitude et vos qualifications pour notre entreprise, issues de références fournies par vous et/ou des tiers (par exemple, des agences de recrutement) ;
• Autres informations que nous recevons par l'intermédiaire de prestataires de services externes que nous avons chargés de vérifier les candidatures ;
• Informations obtenues par nos soins à partir de certaines sources accessibles au public (y compris Internet, par exemple Xing, LinkedIn, etc.).

2.4 Finalités du traitement et bases juridiques

La finalité de la collecte et du traitement est de pouvoir prendre une décision de sélection concernant le poste à pourvoir – dans le cas des candidatures spontanées, en fonction des besoins en nouveaux collaborateurs – et de la communiquer au candidat.

2.4.1 Procédure de candidature en cours / candidature spontanée

Les bases juridiques du traitement dans le cadre d'une procédure de candidature en cours et de candidatures spontanées sont l'article 26 de la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG) en liaison avec l'article 6, paragraphe 1, phrase 1, points a) et b) du RGPD et l'article 9, paragraphe 2, point a) du RGPD.

Dans la mesure où nous collectons et traitons vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement, cela se fait de manière volontaire et peut être révoqué à tout moment avec effet pour l'avenir.

Vous pouvez refuser votre consentement à tout moment sans avoir à fournir de motif et sans craindre de subir des désavantages. Le fait que vous donniez ou non votre consentement n'a aucune incidence sur vos chances dans le cadre de la procédure de candidature concrète.

Si vous nous transmettez des photos ou d'autres informations qui ne sont pas nécessaires à la procédure de candidature, ces données seront enregistrées sur la base de l'art. 6, al. 1, phrase 1, let. f du RGPD. Le traitement a pour seul objectif d'enregistrer correctement votre candidature et de pouvoir la traiter sans altération. Dans le cadre de la décision de sélection pour le poste à pourvoir, la photo n'est pas prise en compte, conformément aux dispositions légales de l'AGG.

2.4.2 Inscription dans le vivier de candidats

Vous avez la possibilité d'accepter d'être inscrit dans notre vivier général de candidats. Vous pouvez donner votre consentement, par exemple, dans le cadre de votre candidature (en ligne) ou par e-mail à l'adresse indiquée dans l'offre d'emploi.

Si vous donnez votre consentement, vos données à caractère personnel seront collectées comme expliqué ci-dessus et conservées au-delà de la procédure de candidature concrète pour laquelle vous avez postulé. Vous acceptez notamment que nous utilisions ces données pour poursuivre ou rouvrir la procédure de candidature si vous êtes susceptible d'être pris en considération pour un autre poste et pour vous contacter en conséquence.

Ce consentement est volontaire et peut être refusé sans justification, sans que vous ayez à craindre de préjudice dans le cadre de la procédure de candidature spécifique. Un consentement déclaré peut être révoqué à tout moment avec effet pour l'avenir ; dans ce cas, vos données seront immédiatement supprimées à l'issue de la procédure de candidature ou après réception de votre révocation.

Indépendamment d'une éventuelle révocation, vos données seront supprimées au plus tard après un an, à condition qu'aucun autre poste ne se soit présenté entre-temps.

Les bases juridiques du traitement sont à cet égard l'article 26 de la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG) en liaison avec l'article 6, paragraphe 1, phrase 1, points a) et b) du RGPD.

3. Transmission de données à des tiers et traitement transfrontalier des données

3.1 Transmission de données à des tiers

Au sein de notre entreprise, nous ne transmettons vos données à caractère personnel qu'aux services et personnes qui en ont besoin pour remplir leurs obligations contractuelles et légales ou pour défendre nos intérêts légitimes.

Nous pouvons transmettre vos données à caractère personnel à nos entreprises affiliées dans la mesure où cela est autorisé dans le cadre des finalités énoncées au point 2 de la présente déclaration de confidentialité ou si vous nous avez donné votre consentement pour la transmission. Cela ne se produit que si vous postulez à l'un des sites indiqués ci-dessous. Dans ces cas, la transmission concerne les entreprises suivantes du groupe Trautz :

• Trautz GmbH Floristenfachhandel Mannheim, Lilienthalstraße 41b, 67435 Neustadt
• Floristeneinkauf Trautz GmbH Hülzweiler, Gottlieb-Daimer-Straße 9-14, 66773 Hülzweiler

Vos données à caractère personnel sont également traitées en partie, et uniquement dans la mesure où cela est nécessaire, par des prestataires de services que nous avons mandatés. Selon les modalités concrètes de la coopération avec des tiers, la collaboration dans le cadre du traitement doit être classée comme une responsabilité distincte, comme un traitement de données de commande au sens de l'article 28 du RGPD ou comme une responsabilité conjointe au sens de l'article 26 du RGPD. Certains destinataires sont également soumis à des obligations légales de confidentialité et traitent les données sous leur propre responsabilité. En concluant les accords contractuels nécessaires, nous veillons à ce que le traitement des données à caractère personnel par nos prestataires de services soit toujours conforme aux dispositions du RGPD. Dans ce cas, les catégories de destinataires sont les avocats, les prestataires de services informatiques et les opérateurs de plateformes de réseaux sociaux.

Il s'agit des entreprises suivantes :

• Frank Becker IT-Service, Im Döppelter 3a, 67434 Neustadt
• Alexander Fuchs IT-Service Next Generation IT Solutions, Hausener Straße 17, 71540 Murrhardt
• WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlande ou Meta Platform Inc., 1 Hacker Way, Menlo Park, CA 94025, États-Unis

3.2 Traitement transfrontalier des données

Si vous soumettez vos données de candidature via le service de messagerie WhatsApp, ces données peuvent être transférées vers un pays tiers. Cela vaut en particulier pour votre numéro de téléphone, les données enregistrées sur WhatsApp et d'autres métadonnées (type d'appareil, date, durée de la communication, etc.). Ce transfert est effectué sur la base du consentement que vous avez donné et, en partie, sur la base de clauses contractuelles types au sens de l'article 46, paragraphe 2, point c), du RGPD. Si des données sont transférées vers un pays tiers sur la base d'un consentement sans qu'il existe simultanément une décision d'adéquation ou d'autres garanties appropriées, il convient, sur la base de l'art. 49, al. 1, phrase 1, lit. a) du RGPD, d'attirer l'attention sur le risque accru lié au traitement des données dans le cadre du transfert (cf. point 2.4). Nous tenons toutefois à vous assurer que grâce à une sélection rigoureuse et à un contrôle constant des normes de nos partenaires contractuels, les risques potentiels sont minimisés avec succès. Pour le transfert de données vers les États-Unis d'Amérique, il existe une décision d'adéquation de la Commission européenne qui garantit en principe le maintien d'un niveau adéquat de protection des données.

Le destinataire des données lors d'une candidature via WhatsApp est WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irlande. Un transfert de données à sa société mère n'est en principe pas prévu, mais ne peut être totalement exclu. Il s'agit de Meta Platforms Inc., 1 Hacker Way, Menlo Park, CA 94025, États-Unis.

4. Durée de conservation et délais de suppression

Si votre candidature ne débouche pas sur un emploi et que vous n'avez pas donné votre consentement pour être inclus dans le vivier de candidats, nous supprimerons vos données au plus tard dans les six mois suivant l'envoi de notre refus. Si vous avez accepté d'être intégré au vivier de candidats, nous conservons vos données pendant 12 mois après vous avoir communiqué notre refus, à condition qu'aucune autre opportunité d'emploi ne se soit présentée entre-temps.

En cas de candidature retenue et d'embauche ultérieure dans notre entreprise, vos données nécessaires à la mise en œuvre et à l'organisation de la relation de travail seront conservées pendant toute la durée de la relation de travail. Vous en serez informé séparément.

5. Vos droits en matière de protection des données

5.1 Vos droits en tant que personne concernée

Vous avez le droit d'obtenir des informations sur le traitement de vos données à caractère personnel que nous effectuons conformément à l'article 15 du RGPD, le droit de rectifier ou de supprimer vos données conformément à l'article 17 du RGPD, le droit de limiter le traitement conformément à l'article 18 du RGPD, le droit à la communication conformément à l'article 19 du RGPD et le droit à la portabilité des données conformément à l'article 20 du RGPD.

Si nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement conformément à l'article 6, paragraphe 1, phrase 1, point a) du RGPD, vous avez le droit de le révoquer à tout moment conformément à l'article 7 du RGPD. Nous attirons votre attention sur le fait qu'une révocation n'a d'effet que pour l'avenir. Les traitements effectués avant votre révocation ne sont pas concernés par celle-ci et restent légaux. Veuillez noter que malgré votre révocation, nous sommes légalement tenus de conserver et de documenter certaines données.

Droit d'opposition
Dans la mesure où le traitement de vos données à caractère personnel est effectué conformément à l'art. 6, al. 1, phrase 1, let. f) du RGPD pour la sauvegarde d'intérêts légitimes, vous avez le droit, conformément à l'art. 21 du RGPD, de vous opposer à tout moment au traitement de ces données pour des raisons liées à votre situation particulière. Nous ne traiterons alors plus ces données à caractère personnel, sauf si nous pouvons démontrer qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement. Ceux-ci doivent prévaloir sur vos intérêts, droits et libertés, ou le traitement doit servir à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.

Pour exercer vos droits, il vous suffit d'envoyer un courrier à l'adresse indiquée au point 1.2 ci-dessus ou un e-mail à dsb@trautz.de.

5.2 Droit de recours

Sans préjudice de tout autre recours administratif ou judiciaire, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle si vous estimez que le traitement des données à caractère personnel vous concernant enfreint le RGPD (art. 77 du RGPD). Vous pouvez exercer ce droit auprès d'une autorité de contrôle dans l'État membre de votre lieu de résidence, de votre lieu de travail ou du lieu de l'infraction présumée. En Rhénanie-Palatinat, l'autorité de contrôle compétente est :

Le délégué régional à la protection des données et à la liberté d'information de Rhénanie-Palatinat
Boîte postale 3040
55020 Mayence
Tél. : +49 (0) 6131 8920-0
E-mail : poststelle@datenschutz.rlp.de

Vous trouverez de plus amples informations en cliquant sur le lien suivant : https://www.datenschutz.rlp.de/de/themenfelder-themen/online-services/beschwerdeformular/

6. Nécessité de fournir des données à caractère personnel

La fourniture de données à caractère personnel pour l'établissement et l'exécution de relations de travail n'est généralement pas requise par la loi ou par contrat. Vous n'êtes donc pas tenu de fournir des données à caractère personnel. Veuillez toutefois noter que celles-ci sont généralement nécessaires pour prendre une décision d'embauche.

Si vous ne nous fournissez pas de données à caractère personnel, nous ne serons peut-être pas en mesure de prendre une décision de sélection en votre faveur. Nous vous recommandons de ne fournir que les données à caractère personnel nécessaires au processus de candidature.

7. Prise de décision automatisée

Nous n'utilisons en principe aucune procédure impliquant une prise de décision entièrement automatisée conformément à l'article 22 du RGPD. Si nous devions néanmoins recourir à de telles procédures dans des cas particuliers, nous vous en informerions séparément et demanderions votre consentement, dans la mesure où cela est nécessaire d'un point de vue légal.

8. Contact

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données à caractère personnel, nous sommes à votre entière disposition. Veuillez adresser vos questions à l'adresse indiquée ci-dessus.

9. Actualité et modification de la présente déclaration de confidentialité

La présente déclaration de confidentialité est actuellement en vigueur et date d'août 2025.

Nous nous réservons le droit de mettre à jour la présente déclaration de confidentialité si nécessaire afin de l'adapter aux évolutions juridiques et techniques ou dans le cadre de l'offre de nouveaux services ou produits. Si nous modifions notre politique de confidentialité, nous publierons ces modifications directement dans la présente déclaration sur notre page d'accueil et à d'autres endroits que nous jugerons appropriés. Nous nous réservons le droit de modifier la présente déclaration de confidentialité à tout moment.