Datenschutzinformationen für Kunden und Interessenten

Liebe Kundin, lieber Kunde, liebe Interessentin, lieber Interessent,
hiermit möchten wir Sie darüber informieren, welche personenbezogenen Daten wir über Sie erheben, wie und weshalb wir diese verarbeiten und welche Rechte Ihnen nach der DSGVO zustehen. Welche Daten konkret durch uns erhoben und verarbeitet werden, hängt maßgeblich von den von Ihnen angefragten bzw. bezogenen Leistungen sowie der Art der Inanspruchnahme unserer Services durch Sie ab.

1. Verantwortliche Stelle

Trautz GmbH & Co. KG Floristenbedarf
vertreten durch die Trautz Verwaltungs GmbH
diese vertreten durch die Geschäftsführerinnen Christine Kahmann und Anja Hüttl (jeweils einzelvertretungsberechtigt)
Lilienthalstraße 41b
67435 Neustadt
Tel: 0049(0) 6327 97 77 0
Fax: 0049(0) 6327 97 77 11
E-Mail: info@trautz.de

(im Folgenden: „Wir“, „Uns“, „Unser“)

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

3. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten im Zusammenhang mit unseren Geschäftsbeziehungen zu Kunden folgende personenbezogene Daten:

• Stammdaten (Vorname, Nachname, Akad. Titel) bzw. diejenigen Ihrer Mitarbeiter/Ansprechpartner
• Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, ggf. Faxnummer und E-Mail-Adresse) bzw. diejenigen Ihrer Mitarbeiter/Ansprechpartner
• Funktion Ihrer jeweiligen Mitarbeiter/Ansprechpartner
• E-Mail-Signatur
• Geburtsdatum
• Bankdaten (insb. Kontodaten)
• Rechnungsanschrift
• Steuerdaten (z.B. Umsatzsteuer-ID, Steuernummer)
• Ort der Lieferung bzw. Leistung
• Abrechnungsdaten
• Bestelldaten und -historie
• Vertragsdaten
• Inhalt von Anfragen/Reklamationen, Korrespondenzinhalte; Zeitpunkte der Kommunikation
• Termindaten
• Mahnhistorie und Inkassodaten
• Zahlungsverhalten
• Bonität
• ggf. Bilder, Aufnahmen aus Videoüberwachung (siehe hierzu den gesonderten Aushang vor Ort)
• ggf. Entscheidungen von Behörden oder Gerichten
• ggf. Informationen zum genutzten Gerät bei Kommunikation über WhatsApp

4. Zwecke der Verarbeitung und rechtliche Grundlagen

a) Anbahnung und Durchführung von Verträgen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in erster Linie im Rahmen der Anbahnung eines Vertragsverhältnisses mit Ihnen zur Beantwortung Ihrer Anfragen, zur Bearbeitung Ihrer Aufträge sowie zur Zugänglichmachung zu bestimmten Informationen über unsere Angebote. Des Weiteren ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten notwendig, um unsere Leistungen ordnungsgemäß zur Verfügung stellen und abrechnen zu können. Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses mit uns oder im Rahmen der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs 1 S. 1 lit. b) DSGVO rechtmäßig.

b) Einwilligung

Sofern Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilen, erfolgt die jeweilige Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO rechtmäßig. Die Einwilligung erfolgt freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; die Verweigerung der Erteilung einer Einwilligung ist mit keinen Nachteilen verbunden. Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit ohne Angaben von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (s. Ziffer 8 unten).

c) Gesetzliche Verpflichtung

Teilweise treffen uns gesetzliche Verpflichtungen, die eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns erforderlich machen. Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grund einer solchen Verpflichtung, geschieht dies auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

d) Berechtigtes Interesse

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch soweit dies zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten erforderlich ist und es keinen ungerechtfertigten Eingriff in Ihre Rechte und Interessen darstellt. Rechtsgrundlage für derartige Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Berechtigte Interessen auf Grund derer wir Ihre Daten verarbeiten sind insbesondere:

• die Verbesserung unserer Dienstleistungen und Services
• die Erstellung maßgeschneiderter Angebote und Produkte
• Marketingkommunikation
• die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern/Ansprechpartnern
• die Vorbeugung kreditorischer Risiken
• die Verhütung und Aufklärung von Straftaten
• die Forderungsbeitreibung
• die Geltendmachung und Abwehr rechtlicher Ansprüche
• die effektive Durchführung der Löschung Ihrer Daten
• die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

5. Herkunft der personenbezogenen Daten

Wir erheben personenbezogene Daten für gewöhnlich nur unmittelbar bei Ihnen. Falls wir Kontaktdaten Ihrer Mitarbeiter nicht von ihnen persönlichen erhalten haben (z.B.: Übergabe einer Visitenkarte oder Anschreiben per E-Mail), erhalten wir diese Daten von Ihnen bzw. von dem Unternehmen für das der Mitarbeiter/Ansprechpartner tätig ist, da wir mit diesem in einer Geschäftsbeziehung stehen und die jeweilige Person als unser Ansprechpartner identifiziert worden ist oder wir greifen auf öffentlich zugängliche Informationen aus öffentlichen Quellen (wie z.B. Unternehmenswebseiten) zurück.

6. Speicherdauer und Löschfristen

Wir verarbeiten Ihre Daten nur so lange wie dies für den Zweck, zu welchem sie erhoben wurden, erforderlich ist. Grundsätzlich beläuft sich dies auf die Dauer unserer Geschäftsbeziehung. Dies umfasst insbesondere auch die Anbahnung und Abwicklung von Verträgen.

Daneben unterliegen wir diversen gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, wie z.B. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO). Diese können zwei bis zehn Jahre betragen. Insbesondere bewahren wir Buchungsbelege (Rechnungen, Vertragsurkunden, Kontoauszüge u.a.) zehn Jahre sowie Handelsbriefe und sonstige steuerrechtlich relevante Geschäftsunterlagen sechs Jahre (§§ 147 AO, 257 HGB) auf.

Schließlich richtet sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

Zuletzt speichern wir Ihre Daten für einen kurzen Zeitraum zur Gewährleistung einer effektiven Datenlöschung. Unsere Systeme verarbeiten tagtäglich eine Vielzahl von Daten. Eine zuverlässige taggenaue Löschung einzelner Daten ist dabei leider nicht umsetzbar. Daher werden Daten turnusmäßig im Rahmen eines speziellen Löschkonzepts unter der Berücksichtigung der oben genannten Fristen gelöscht. Dabei kann es zu einer Speicherung Ihrer Daten durch uns kommen, die kurzfristig über die oben genannten Fristen hinausgeht. Diese Speicherung beruht auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven und effizienten Durchführung einer Datenlöschung.

7. Datenübermittlung und Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen der unter Ziffer 4 dieser Datenschutzinformation dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist.

Die Weitergabe kann folgende Unternehmen der Trautz – Gruppe umfassen:

• Trautz GmbH Floristenfachhandel Mannheim, Lilienthalstraße 41b, 67435 Neustadt
• Floristeneinkauf Trautz GmbH Hülzweiler, Gottlieb-Daimer-Straße 9-14, 66773 Hülzweiler

Teilweise können Ihre personenbezogenen Daten auch durch von uns eingesetzte Dienstleister verarbeitet werden. Je nach konkreter Ausgestaltung der Zusammenarbeit mit Dritten, ist das Zusammenwirken im Rahmen der Verarbeitung als getrennte Verantwortlichkeit, als Auftragsdatenverarbeitung im Sinne des Art. 28 DSGVO oder als gemeinsame Verantwortlichkeit im Sinne des Art. 6 DSGVO zu klassifizieren. Manche Empfänger unterliegen auch gesetzlichen Verschwiegenheitsverpflichtungen und verarbeiten die Daten in eigener Verantwortung. Durch den Abschluss der jeweils erforderlichen vertraglichen Vereinbarungen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten auch durch unsere Dienstleister stets im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO erfolgt. Die Kategorien von Empfängern sind in diesem Fall Banken, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Steuer- und Unternehmensberater, IT-Dienstleister sowie Anbieter von Kunden-Managementsystemen und -software.

Dabei handelt es sich insbesondere um folgende Unternehmen:

• Frank Becker IT-Service, Im Döppelter 3a, 67434 Neustadt;
• Alex Wenz _ Digitale Medien Webentwicklung & -technologien, Moritzstraße 44, 65185 Wiesbaden;
• Schwarzwälder und Kästel Partnerschaft mbB Steuerberatungsgesellschaft, Pfalzgrafenstraße 18, 67434 Neustadt;
• Vereinigte VR Bank Kur- und Rheinpfalz eG, Bahnhofstr. 19, 67346 Speyer;
• CIC Est, 7 Rue Jean Monnet, 57600 Forbach, Frankreich;
• DATEV eG, Paumgartnerstr. 6 – 14, 90429 Nürnberg;
• WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland;
• Meta Platform Inc., 1 Hacker Way, Menlo Park, CA 94025, USA.

Eine Übermittlung Ihrer Daten an andere Empfänger außerhalb unseres Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist, auf Ihren ausdrücklichen Antrag hin, uns Ihre konkrete Einwilligung vorliegt oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können wir Ihre Daten bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung insbesondere an öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Staatsanwaltschaft, Polizei, Aufsichtsbehörden, Finanzamt, Rentenversicherung) weitergeben.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten ggf. an Drittparteien in Drittländer außerhalb des Geltungsbereichs der DSGVO weitergeben. Dies kann nicht ausgeschlossen werden soweit Sie mit uns über Social Media Plattformen wie Instagram oder den Messengerdienst Whatsapp kommunizieren. Eine Übertragung kann vorliegend erfolgen an:

• Meta Platforms Technologies Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland;
• WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland.

Dies geschieht jedoch nur nach Maßgabe der gesetzlich vorgesehenen Erlaubnistatbestände der Art. 44 ff. DSGVO, bspw. auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (Art. 45 DSGVO), geeigneter Garantien (Art. 45 DSGVO) wie z.B. den Abschluss unabdingbarer Standardvertragsklauseln oder einer zuvor erklärten Einwilligung.

Meta Platforms gibt zwar an die verarbeiteten Daten primär innerhalb der EU zu verarbeiten, da ihr Mutterkonzern jedoch in den USA sitzt, kann nicht ausgeschlossen werden, dass Datenübertragungen in die USA erfolgen. Für die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

8. Ihre Betroffenenrechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns vorgenommene Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung entsprechend Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO verarbeiten, haben Sie nach Art. 7 DSGVO das Recht diese jederzeit zu widerrufen. Wir weisen Sie darauf hin, dass ein Widerruf nur für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor Ihrem Widerruf erfolgt sind, werden hiervon nicht betroffen und bleiben weiterhin rechtmäßig. Bitte beachten Sie, dass wir trotz Ihres Widerrufs gesetzlich zur Aufbewahrung und Dokumentation gewisser Daten verpflichtet sind (s. Ziffer 6 dieser Datenschutzinformation).

Widerspruchsrecht
Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. S. 1 lit. f) DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen.

Zur Ausübung Ihrer oben genannten Rechte genügt ein Schreiben in Textform, das Sie bitte an die oben unter Ziffer 2 genannte Adresse richten oder per E-Mail an dsb@trautz.de versenden.

9. Beschwerderecht

Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. In Rheinland-Pfalz ist die zuständige Aufsichtsbehörde:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Postfach 3040
55020 Mainz
Tel.: +49 (0) 6131 8920-0
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de

Nähere Informationen erhalten Sie unter folgendem Link: https://www.datenschutz.rlp.de/de/themenfelder-themen/online-services/beschwerdeformular/

10. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten zur Vertragsbegründung, -durchführung, -erfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen ist in der Regel weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind somit nicht verpflichtet, Angaben zu personenbezogenen Daten zu machen. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese für die Entscheidung über einen Vertragsabschluss, die Vertragserfüllung oder für vorvertragliche Maßnahmen in der Regel erforderlich sind.

Soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bereitstellen, können wir ggf. keine Entscheidung im Rahmen vertraglicher Maßnahmen treffen. Wir empfehlen, immer nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, die für den Vertragsschluss, die Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen erforderlich sind.

11. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir nutzen grundsätzlich keine Verfahren, bei denen eine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO stattfindet. Sollten wir derartige Verfahren in Einzelfällen doch einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren und Ihre Einwilligung einholen, sofern dies gesetzlich notwendig ist.

12. Kontakt

Sollten Sie Fragen bzgl. der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, stehen wir Ihnen jederzeit gerne zu Ihrer Verfügung. Diese richten Sie bitte an oben genannte Adresse.

13. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzinformation

Diese Datenschutzinformation ist aktuell gültig und hat den Stand August 2025.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzinformation bei Bedarf zur Anpassung an gesetzliche und technische Entwicklungen oder im Zusammenhang mit dem Angebot neuer Dienstleistungen oder Produkte zu aktualisieren. Sollten wir unsere Datenschutzpolitik ändern, werden wir diese auf einem vergleichbaren Weg wie Sie diese Belehrung erhalten haben sowie an anderen Orten, die wir für angemessen halten, einstellen. Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern.