Datenschutzinformationen für Bewerber

1. Einleitung

Liebe Bewerberin, lieber Bewerber,
hiermit möchten wir Sie darüber informieren, welche personenbezogenen Daten wir über Sie erheben, wie und weshalb wir diese verarbeiten und welche Rechte Ihnen nach der DSGVO zustehen.

1.1 Verantwortliche Stelle

Trautz GmbH & Co. KG Floristenbedarf
vertreten durch die Trautz Verwaltungs GmbH
diese vertreten durch die Geschäftsführerinnen Christine Kahmann und Anja Hüttl (jeweils einzelvertretungsberechtigt)
Lilienthalstraße 41b
67435 Neustadt
Tel: 0049(0) 6327 97 77 0
Fax: 0049(0) 6327 97 77 11
E-Mail: info@trautz.de

(im Folgenden: „Wir“, „Uns“, „Unser“)

1.2 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

2. Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

2.1 Kategorien betroffener Personen

Diese Erklärung bezieht sich auf Daten, die wir von Bewerberinnen und Bewerbern, die sich für ein Arbeitsverhältnis bei uns bewerben, erheben und verarbeiten.

2.2 Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten im Zusammenhang mit unserem Bewerbungsverfahren folgende personenbezogene Daten:

• Kontaktdaten, zum Beispiel: Ihre Privatadresse, private Telefonnummern und E-Mail-Adressen;
• Daten zur Identifikation, zum Beispiel Ihr Name, Geschlecht, Geburtsdatum;
• Kommunikationsinhalte und -zeitpunkte;
• Ihr Bewerbungsanschreiben und Lebenslauf;
• Informationen zur Ausbildung und Qualifikation inklusive Zeugnisse und Leistungsnachweise;
• Informationen zu beruflicher Qualifikation, Erfolgen, Fähigkeiten, im Zusammenhang mit Ihrer Arbeit nötigen Berechtigungen und/oder Mitgliedschaft in einem Berufsverband;
• Informationen über frühere Arbeitsleistungen und beruflichen Werdegang;
• Informationen über Ihre rassische oder ethnische Abstammung, Geschlecht, Gesundheitszustand, soweit diese zur Einhaltung von Anti-Diskriminierungsgesetzen und Meldepflichten gegenüber Behörden erforderlich sind, und die wir benötigen, um den gesetzlichen Anforderungen bei der Gleichstellung nachzukommen;
• ggf. Anfragen und Unterlagen zu polizeilichen Führungszeugnissen; ggf. die sich im Rahmen einer Prüfung Ihres Vorstrafenregisters oder durch Ihre verpflichtende Mitteilung ergebenden Informationen über ein Sie betreffendes Strafverfahren;
• Weitere (sensible) personenbezogene Daten, die Sie freiwillig und unaufgefordert im Rahmen Ihrer Bewerbung preisgeben.
• Ggf. Informationen zum genutzten Gerät bei Kommunikation über WhatsApp

2.3 Herkunft der personenbezogenen Daten

Wir erheben diese Daten für gewöhnlich unmittelbar bei Ihnen selbst. In einigen Fällen erheben wir Daten über Dritte:

• Soweit diese im Zusammenhang mit der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses stehen, Informationen über vergangene Strafverfahren und Verurteilungen, die sich durch eine Überprüfung der Vorstrafenregister ergeben;
• Informationen über Ihre vorherige Beschäftigung (einschließlich Beschäftigungsnachweis) und weitere Informationen hinsichtlich Ihrer Eignung und Qualifikation für unser Unternehmen, die sich aus von Ihnen und / oder Dritten (z.B. Personalagenturen) bereitgestellten Referenzen ergeben;
• Weitere Informationen, die wir über externe Dienstleister, die von uns mit der Bewerberüberprüfung beauftragt wurden, erhalten;
• Durch uns aus bestimmten öffentlich zugänglichen Quellen erlangten Informationen (einschließlich des Internets – wie z.B. Xing, LinkedIn, etc.).

2.4 Zwecke der Verarbeitung und rechtliche Grundlagen

Zweck der Erhebung und Verarbeitung ist es, eine Auswahlentscheidung hinsichtlich der jeweils ausgeschriebenen Stelle – bei Initiativbewerbungen hinsichtlich des Bedarfs an neuen Mitarbeitern – treffen zu können und diese an den Bewerber zu kommunizieren.

2.4.1 Laufendes Bewerbungsverfahren / Initiativbewerbung

Rechtliche Grundlagen der Verarbeitung im Rahmen eines laufenden Bewerbungsverfahrens sowie bei Initiativbewerbungen sind § 26 BDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) und lit. b) DSGVO sowie Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO.

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung erheben und verarbeiten, erfolgt dies freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen verweigern, ohne dass Sie deswegen Nachteile zu befürchten hätten. Ob Sie eine Einwilligung abgeben oder nicht, hat keine Auswirkungen auf Ihre Chancen im konkreten Bewerbungsverfahren.

Soweit Sie uns Lichtbilder oder andere Angaben, die für das Bewerbungsverfahren nicht erforderlich sind, übermitteln, werden diese Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO gespeichert. Ausschließlicher Zweck der Verarbeitung ist hierbei, Ihre Bewerbung ordnungsgemäß zu erfassen und unverfälscht bearbeiten zu können. Im Rahmen der Auswahlentscheidung über die Stellenbesetzung findet in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben des AGG keine Berücksichtigung des Lichtbildes statt.

2.4.2 Aufnahme in den Bewerberpool

Ihnen steht die Möglichkeit offen, in die Aufnahme in unseren allgemeinen Bewerberpool einzuwilligen. Sie können die Einwilligung bspw. im Rahmen Ihrer (Online-)Bewerbung oder per E-Mail an die bei der Stellenausschreibung hinterlegten E-Mail-Adresse erklären.

Wenn Sie einwilligen, werden Ihre personenbezogenen Daten, wie bereits oben erläutert, erhoben und auch über das konkrete Bewerbungsverfahren hinaus, für das Sie eine Bewerbung eingereicht haben, gespeichert. Sie willigen damit insbesondere ein, dass wir diese Daten verwenden, um das Bewerbungsverfahren fortsetzen bzw. neu eröffnen zu können, falls Sie für eine andere Stelle in Betracht kommen sollten und um Sie entsprechend zu kontaktieren.

Diese Einwilligung ist freiwillig und kann ohne Angabe von Gründen verweigert werden, ohne dass Sie deswegen Nachteile in dem konkreten Bewerbungsverfahren befürchten müssen. Eine erklärte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; in diesem Fall werden Ihre Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens bzw. nach Zugang Ihres Widerrufs unverzüglich gelöscht.

Unabhängig von einem etwaigen Widerruf werden Ihre Daten spätestens nach einem Jahr gelöscht, sofern sich zwischenzeitlich keine weiteren Stellenmöglichkeiten ergeben haben.

Rechtliche Grundlagen der Verarbeitung sind insoweit § 26 BDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) und lit. b) DSGVO.

3. Datenweitergabe an Dritte und grenzüberschreitende Datenverarbeitung

3.1 Datenweitergabe an Dritte

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an die mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen der unter Ziffer 2 dieser Datenschutzinformation dargelegten Zwecke zulässig ist bzw. Sie uns Ihre Einwilligung zur Weitergabe erteilt haben. Dies erfolgt nur dann, wenn Sie sich an einem der unten bezeichneten Standorte bewerben. Die Weitergabe umfasst in diesen Fällen folgende Unternehmen der Trautz – Gruppe:

• Trautz GmbH Floristenfachhandel Mannheim, Lilienthalstraße 41b, 67435 Neustadt
• Floristeneinkauf Trautz GmbH Hülzweiler, Gottlieb-Daimer-Straße 9-14, 66773 Hülzweiler

Teilweise – und nur soweit jeweils erforderlich - werden Ihre personenbezogenen Daten auch durch von uns eingesetzte Dienstleister verarbeitet. Je nach konkreter Ausgestaltung der Zusammenarbeit mit Dritten, ist das Zusammenwirken im Rahmen der Verarbeitung als getrennte Verantwortlichkeit, als Auftragsdatenverarbeitung im Sinne des Art. 28 DSGVO oder als gemeinsame Verantwortlichkeit im Sinne des Art. 26 DSGVO zu klassifizieren. Manche Empfänger unterliegen auch gesetzlichen Verschwiegenheitsverpflichtungen und verarbeiten die Daten in eigener Verantwortung. Durch den Abschluss der jeweils erforderlichen vertraglichen Vereinbarungen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten auch durch unsere Dienstleister stets im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO erfolgt. Die Kategorien von Empfängern sind in diesem Fall Rechtsanwälte, IT-Dienstleister und Betreiber von Social-Media-Plattformen.

Dabei handelt es sich um folgende Unternehmen:

• Frank Becker IT-Service, Im Döppelter 3a, 67434 Neustadt
• Alexander Fuchs IT-Service Next Generation IT Solutions, Hausener Straße 17, 71540 Murrhardt
• WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland bzw. Meta Platform Inc., 1 Hacker Way, Menlo Park, CA 94025, USA

3.2 Grenzüberschreitende Datenverarbeitung

Sofern Sie Ihre Bewerberdaten über den Messengerdienst WhatsApp einreichen, werden diese Daten unter Umständen in ein Drittland übermittelt. Dies gilt insbesondere für Ihre Telefonnummer, die bei WhatsApp gespeicherten Daten sowie weitere Metadaten (Gerätetyp, Datum, Dauer der Kommunikation etc.). Diese Weitergabe erfolgt auf der Grundlage der von Ihnen erteilten Einwilligung sowie, teilweise, auf Grundlage von Standardvertragsklauseln im Sinne des Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO. Sofern Daten auf Grundlage einer Einwilligung in ein Drittland übermittelt werden, ohne dass zugleich ein Angemessenheitsbeschluss bzw. sonstige geeignete Garantien vorliegen, muss auf Grundlage des Art. 49 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO auf das damit einhergehende erhöhte Risiko der Datenverarbeitung im Rahmen der Übertragung hingewiesen werden (vgl. Ziffer 2.4). Wir möchten Ihnen jedoch versichern, dass dank sorgfältiger Auswahl und stetiger Überprüfung der Standards unserer Vertragspartner potentielle Risiken erfolgreich minimiert werden. Für die Datenübermittlung in die Vereinigten Staaten von Amerika besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, der die Wahrung eines adäquaten Datenschutzniveaus grundsätzlich gewährleistet.

Der Empfänger der Daten bei der Bewerbung über Whatsapp ist die WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland. Eine Datenübermittlung an deren Mutterkonzern ist zwar grundsätzlich nicht vorgesehen, kann aber nicht vollständig ausgeschlossen werden. Dies ist die Meta Platforms Inc., 1 Hacker Way, Menlo Park, CA 94025, USA.

4. Speicherdauer und Löschfristen

Sofern Ihre Bewerbung nicht in einem Beschäftigungsverhältnis mündet und Sie keine Einwilligung zwecks der Aufnahme in dem Bewerberpool erklärt haben, löschen wir Ihre Daten spätestens innerhalb von sechs Monaten nach Übermittlung unserer Absage an Sie. Falls Sie darin eingewilligt haben, in den Bewerberpool aufgenommen zu werden, speichern wir Ihre Daten für 12 Monate nach Übermittlung unserer Absage an Sie, sofern sich zwischenzeitlich keine weiteren Stellenmöglichkeiten ergeben haben.

Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung und einer anschließenden Anstellung in unserem Unternehmen, werden Ihre Daten, die für die Durchführung und die Organisation des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind, für die Dauer des Arbeitsverhältnisses gespeichert. Hierüber werden Sie gesondert belehrt.

5. Ihre Rechte beim Datenschutz

5.1 Ihre Betroffenenrechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns vorgenommene Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung entsprechend Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO verarbeiten, haben Sie nach Art. 7 DSGVO das Recht diese jederzeit zu widerrufen. Wir weisen Sie darauf hin, dass ein Widerruf nur für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor Ihrem Widerruf erfolgt sind, sind von Ihrem Widerruf nicht betroffen und bleiben weiterhin rechtmäßig. Bitte beachten Sie, dass wir trotz Ihres Widerrufs gesetzlich zur Aufbewahrung und Dokumentation gewisser Daten verpflichtet sind.

Widerspruchsrecht
Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt ein Schreiben in Textform, das Sie bitte an die oben unter Ziff. 1.2 genannte Adresse richten oder per E-Mail an dsb@trautz.de versenden.

5.2 Beschwerderecht

Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. In Rheinland-Pfalz ist die zuständige Aufsichtsbehörde:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Postfach 3040
55020 Mainz
Tel.: +49 (0) 6131 8920-0
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de

Nähere Informationen erhalten Sie unter folgendem Link: https://www.datenschutz.rlp.de/de/themenfelder-themen/online-services/beschwerdeformular/

6. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten zur Anbahnung und Durchführung von Arbeitsverhältnissen ist in der Regel weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind somit nicht verpflichtet, Angaben zu personenbezogenen Daten zu machen. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese für die Entscheidung über eine Einstellung in der Regel erforderlich sind.

Soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bereitstellen, können wir ggf. keine Auswahlentscheidung zu Ihren Gunsten treffen. Wir empfehlen immer nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, welche für den Bewerbungsprozess erforderlich sind.

7. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir nutzen grundsätzlich keine Verfahren, bei denen eine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO stattfindet. Sollten wir derartige Verfahren in Einzelfällen doch einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren und Ihre Einwilligung einholen, sofern dies gesetzlich notwendig ist.

8. Kontakt

Sollten Sie Fragen bzgl. der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, stehen wir Ihnen jederzeit gerne zu Ihrer Verfügung. Diese richten Sie bitte an oben genannte Adresse.

9. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzinformation

Diese Datenschutzinformation ist aktuell gültig und hat den Stand August 2025.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzinformation bei Bedarf zur Anpassung an gesetzlich und technische Entwicklungen oder im Zusammenhang mit dem Angebot neuer Dienstleistungen oder Produkte zu aktualisieren. Sollten wir unsere Datenschutzpolitik ändern, werden wir diese direkt in diese Erklärung auf unserer Homepage und an anderen Orten, die wir für angemessen halten, einstellen. Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern.